معرفی و دانلود کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی

معرفی کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی

از ابتدای خلقت تا به امروز، ارتباطات بنیان اصلی زندگی بشری بوده است. در کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی به قلم سمیرا ملایی، نوشتار به عنوان رسمی‌ترین نوع ارتباط معرفی شده و در قالب گزارش‌نویسی و مکاتبات اداری مورد بررسی قرار گرفته است.

درباره‌ی کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی

نیاز به ارتباط از دیرباز با بشر همراه بوده؛ چه آن زمان که پیام‌هایش را با نقاشی بر دیوار غارها منتقل می‌کرد و چه امروز که در قالب نامه و ایمیل این کار را انجام می‌دهد. امروزه برای موفقیت در هر شغلی ملزم به یادگیری اصول رسانه‌ی مرتبط با آن شغل هستیم و اگر در شرکت و سازمان کوچک یا بزرگی کار می‌کنیم، حتماً باید اصول صحیح نامه‌نگاری‌های اداری را یاد بگیریم. کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی نوشته‌ی سمیرا ملایی از علت نوشتن، اهمیت نوشته‌های سازمانی و اداری، مراحل تهیه‌ی یک نوشته و... صحبت می‌کند.

زندگی بدون ارتباطات ممکن نیست و اساس زندگی اجتماعی، اقتصادی و فرهنگیِ ما بر پایه‌ی ارتباط پی‌ریزی شده. ارتباط عبارت است از تبادل هر رفتار و افکار انسانی از یک فرد به فرد دیگر که طی آن معنای یکسانی به گیرنده منتقل می‌شود. ارتباط ابزار متفاوتی دارد، اما به‌طورکلی در سه دسته‌ی نوشتاری، گفتاری و حرکتی طبقه‌بندی می‌شود.

کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی پس از توضیح کلی درمورد ارتباطات و انواع آن، به ارتباطات سازمانی می‌پردازد؛ ارتباط در سازمان ارتباطی دوسویه است شامل ارسال دستورات و دریافت بازخوردها درجهت انجام یک مأموریت. درواقع نظام ارتباطات در ایجاد هماهنگی، تصمیم‌گیری، هدایت و رهبری، نظارت و کنترل و سایر وظایف مدیر در اداره‌ی امور، نقش مؤثری دارد. زبان در این ارتباط سازمانی بیشترین اهمیت را دارد و به‌دلیل رسمیتِ سازمان‌ها زبان در قالب نوشته می‌آید و نه گفتار. بنابراین لازم است بیشترین سود را از امکانات نوشته ببریم و کاستی‌هایش را به حداقل برسانیم.

سمیرا ملایی به ویژگی‌های نوشته و ابعاد قانونی آن در ایران و دیگر کشورها می‌پردازد و اهمیت و نقش نوشته‌های اداری و آثار مالی و حقوقی آن‌ها را موشکافی می‌کند. او در فصلی مجزا «گزارش‌نویسی» را تشریح می‌کند و مراحل گوناگون گزارش‌نویسی و هرچه را که در این مورد لازم است بدانید، ارائه می‌دهد.

فصل‌های دیگرِ کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی مواردی را ازجمله نامه‌های اداری، بخش‌نامه، صورت‌جلسه و دستورالعمل‌ها و فرم‌های اداری بررسی می‌کند. فصل آخرِ کتاب آیین‌نامه‌ی نگارشی کاملی را درمورد استفاده از علائم نگارشی و املای صحیح کلمات در اختیار می‌گذارد. وجود خلاصه‌ی مباحث در آخر هر فصل نکته‌ی مثبت قابل توجهی در این کتاب است.

کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی را انتشارات دیباگران تهران به چاپ رسانده است.

کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی برای چه کسانی مناسب است؟

مطالب این کتاب برای کارمندان سازمان‌ها و اداره‌ها و مدیران شرکت‌ها مفید خواهد بود.

با سمیرا ملایی بیشتر آشنا شویم

سمیرا ملایی، متولد 1363، کارشناس روابط عمومی و نویسنده‌ی کتاب‌های «آموزش منشی و مسئول دفتری مراکز آموزشی» و «آموزش منشی و مسئول دفتری مراکز گردشگری و تفریحی» است.

در بخشی از کتاب اصول گزارش نویسی و مکاتبات اداری و سازمانی می‌خوانیم

به‌طور معمول گزارش توصیفی بیشتر از انواع دیگر گزارش‌ها و حتی نوشتارهای رسانه‌ای به ادبیات نزدیک است. در گزارش توصیفی بیش از دیگر انواع گزارش، گزارشگر فرصت و مجال ارائه‌ی هنرهای نویسندگی را می‌یابد. در چنین گزارشی، سردبیر و خواننده بیش از توجه به عینیت‌ها و ارزش‌های خبری، به ذهنیت‌ها و قابلیت‌های نویسندگی فردی گزارشگر توجه دارند. نمی‌توان چنین ادعا کرد که در گزارش توصیفی (Descriptive Report) جایی برای ارائه‌ی عدد، رقم و آمار و عناصر ملموس و عینی گزارش نیست. همچنین نمی‌توان گفت که در گزارش توصیفی اگر این عناصر راه یابد، گزارش غیرقابل استفاده خواهد بود. برعکس هنر بزرگ گزارشگر در تلفیق سبک توصیف با داده‌های ارائه‌شده در تعریف گزارش است . در تعریف گزارش گفته شد که باید نقش و اثر خبرنگار و گزارشگر را در فرآیند گزارش در نظر گرفت، یعنی که نباید رسانه را دستگاه و ماشینی بی‌جان تصور کرد که از آن خبر و گزارش به‌صورت تولید دائم حاصل می‌شود، بلکه همان‌گونه که ارتباط، فرآیندی انسانی و بشری است، عامل این ارتباط _خبرنگار یا گزارشگر _ نیز در چنین فرآیند انسانی نقش و اثر بی‌گفت‌وگویی دارد، اما همیشه این فرض و دستور در روزنامه‌نگاری گوشزد می‌شود که خبرنگار و گزارشگر باید تا حد توان از این تأثر و تأثیرها بر کنار بماند، اما هیچ خبرنگاری را در تمام دنیا نمی‌توان پیدا کرد که ادعا و ثابت کند که در چرخه‌ی کارهای روزنامه‌نگاری، همواره ماشینی و بدون تأثیر عمل کرده است.

فهرست مطالب کتاب

فصل اول
چرا می‌نویسیم؟
ارتباط چیست؟
ارتباط چگونه شکل می‌گیرد؟
انواع ارتباطات
وسائل ایجاد ارتباط
ارتباطات در سازمان
سخنی درباره‌ی کفایت نوشته
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل اول
فصل دوم
نوشته، یک وسیله‌ی ارتباطی
نوشته چیست؟
اهمیت نوشته در ایجاد ارتباطات رسمی سازمان
اهمیت و نقش نوشته‌های اداری
اجرای امور جاری
آثار مالی
آثار حقوقی
ادامه‌ی جریان کارها
تاریخ و قضاوت‌ها
مستند‌سازی در امور
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل دوم
فصل سوم
نامه‌های اداری
مقدمه
یادداشت اداری یا دست‌خط
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل سوم
فصل چهارم
مراحل تهیه‌ی نوشته
مرحله‌ی اول: شناخت، تشخیص موضوع و محدوده‌ی آن
مرحله دوم: نگارش
مرحله سوم: بررسی حاصل کار
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل چهارم
فصل پنجم
بخش‌نامه
بخش‌نامه
هدف از صدور بخش‌نامه
تدوین بخش‌نامه
انواع بخش‌نامه
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل پنجم
فصل ششم
صورت‌جلسه
جلسه
ارکان جلسه
اعضای جلسه
واژه‌ی جلسه
دستور جلسه
زمان جلسه
مکان جلسه
سازمان جلسه
صورت‌جلسه
طرح یا چارچوب صورت‌جلسه
انواع صورت‌جلسه
صورت‌جلسه‌ی مشروح
تنظیم صورت‌جلسه
نحوه‌ی تنظیم فرم صورت‌جلسه
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل ششم
فصل هفتم
گزارش‌نویسی
گزارش چیست؟
اهمیت گزارش
ویژگی‌های گزارش
الزام‌های یک گزارش خوب
گزارشگر کیست؟
انواع گزارش
تنظیم گزارش
اجزای گزارش
خصایص عمده‌ی گزارش و گزارش‌نویس
تیتر (عنوان) گزارش
لید در گزارش
آنچه در این فصل آموختیم
سوالات فصل هفتم
فصل هشتم
انواع دستورالعمل و فرم‌های اداری
ارکان دستورالعمل
احکام - فرم‌های اداری و دفاتر
فصل نهم
آیین‌نامه‌ی نگارش
آماده نمودن نوشته برای ارائه
نقطه (.)
علامت سؤال (؟)
علامت تعجب (!)
پرسش و تعجب (؟!)
ویرگول (،)
نقطه ویرگول (؛)
گیومه «» یا " "
دو نقطه (:)
سه نقطه (...)
خط فاصله (_)
کمانک یا پرانتز ()
ستاره (*)
قلاب ([])
ممیز (/)
شیوه‌ی املای فارسی
منابع و مآخذ